IKT-samhandling

Bakgrunn og mål

Tidligere brukte vi mye tid på dokumenthåndtering og felles informasjon, i ledelsen og fra ledelsen.
Samtidig så var det slik at det ikke var mangel på arbeidsoppgaver.
Vi måtte lage oss en felles plattform som kunne gi oss:

  • God og fleksibel tilgjengelighet.
  • Bedre helhetlig oversikt.
  • Gode søkemuligheter.
  • Tilfredsstillende mulighet for samskriving.
  • Frigi tid til alle andre oppgaver.

Omfang / avgrensing

  • IKT samhandling, administrasjon.
  • Bruk av felles IKT-verktøy/program.

Målsettingar (pedagogiske mål)

  • Frigjøre meir tid til pedagogisk utviklingsarbeid.
  • Betre IKT-kompetanse administrasjon.
  • Auke andel av digitale dokument.
  • Betre flyt og kommunikasjon i skolens administrasjon.
  • Betre utnytting av IKT ressursar i administrasjonen.

Aktiviteter i prosjektet

AktivitetErfaringerFra mnd.Til mnd.
Orienteringsmøte 06.11.2013 06.11.2013
Oppstartsmøte 13.11.2013 13.11.2013
Tilrettelegging 20.11.2013 20.11.2013
Tilpassing av utstyr 27.11.2013 05.12.2013
Kursing i nytt utstyr 04.12.2013 11.12.2013
Teknisk forsøksperiode 12.12.2013 21.12.2013
Teknisk evaluering 02.01.2014 02.01.2014
Gjennomføringsfase 1 06.01.2014 05.03.2014
Evaluering og tilpasning 1 06.03.2014 07.03.2014
Gjennomføringsfase 2 10.03.2014 28.05.2014
Evaluering og tilpasning 2 30.05.2014 30.05.2014
Prosjektrapport 25.06.2014

Erfaringer underveis

Pr dato:

Bedre IT-kunnskap i administrasjonen både teknisk og programvare.

Mer bruk av digitale verktøy.

Felles plattform har ført til:

  • Bedre dokumentbehandling og oversikt.
  • Mindre papirutskrifter.
  • Tydeligere formidling og derav mindre misforståelser.

Bedre innkallingsrutiner:

  • Alle legger inn sine saker i innkalling med dokumenthenvisninger.
  • Referat skrives i møte.
  • Bedre oppdatering av info (alle ser det samme).
  • Alle dokumenter tilgjengelig til en hver tid.
  • Mer effektiv tidsbruk (ingen utdeling av mengder med sakspapirer).

Oppsummering og veien vidare

Prosjektet avsluttes ikke nå.

Vi ønsker å videreføre de erfaringene vi har fått, samt å utvikle dette videre.

I skoleåret 2014/15 vil vi gradvis overføre deler av dette til andre grupper av ansatte.

Det er allerede besluttet at Outlook skal være skolens møte innkallingsverktøy. Vi ser også at faggrupper, skolens utvalg, avdelinger og andre, kan dra nytte av de erfaringer dette prosjektet gir.