Onenote i leiinga

Bakgrunn og mål

PROSJEKTINFORMASJON

(Henta frå prosjektsøknaden, november 2012)

I dag vert e-post i hovudsak nytta som verktøy for samhandling i leiargruppa. Møteinnkallingar, saksliste og referat vert sendt som vedlegg i e-post før leiarmøter. Tilhøyrande dokument til saksliste er sendt i tidlegare e-postar. Planar og arbeidsdokument vert sendt på e-post og lagra lokalt hjå den enkelte.

 

It’s learning vert nytta som informasjonskanal til tilsette og elevar, men det kan vere tenleg med ein meir dynamisk portal for samhandling mellom leiargruppa, der ein kan systematisere informasjon, planar og dokument for dagleg drift. Felles serverområde er heller ikkje tilgjengeleg i alle situasjonar.

 

Det er òg eit argument at leiargruppene innehar ulik kompetanse når det gjeld digitale verktøy. I ei tid styringsdokument og eigne utviklingsplanar understrekar krav til digital kompetanse, må det vere eit ekstra krav til leiargruppene om å vere i forkant. Leiinga må vere eit førebilete, gjennom å vise endringsvilje.

Sensitivinformasjon og personinformasjon skal ikkje lagrast digitalt i OneNote.

***

Prosjektet starta opp med formøte 07.01.2013, formell oppstart for Rogne vg skule i lag med Voss husflidsskule  10.01.2013.  Frå april 2014 er prosjekta styrt frå Rogne vg skule.

BAKGRUNN OG MÅL

Kva kan prøvast ut?

Bruk av OneNote som verktøy for digital samhandling i leiargruppa for informasjonsflyt, «samskriving» og som digitalt arkiv. Ein ynskjer verktøy for mobil tilgang ved bruk av mobil og nettbrett, som kan opne og redigere dokument frå OneNote.

 

Kva ein ynskjer å oppnå?

  • I fyrste omgang at ein får ein betre informasjonsflyt, felles tilgang til arbeidsdokument og at dokument i større grad i tilgjengelege på ein rask måte.
  • At ein får samla relatert informasjon meir oversiktleg. (t.d dokument/e-post/rundskriv).
  • At ein skal få ein betre informasjonsoversikt for møteinnkallingar der ein på førehand og  i fellesskap meldt inn saker med tilhøyrande dokument/e-postar som ligg til grunn for saksbehandling.
  • At ein kan ha eit digitalt årshjul som alle har tilgang til, for å ha ein god oversikt over framtidige og pågåande arbeidsoppgåver i leiargruppa.
  • At ein har dei same oppdaterte dokumenta og at endringane og viser kven som har oppdatert/endra dokument.
  • At ein med mobile einingar kan få tilgang til Outlook.

Val av tekniske løysingar for prosjektet

Alle brukarane har fått windowbasert Nokiatelefon, nettbrett Surface og datamaskin gjort klar med One Note og fått den synkronisert med OneDrive, slik at ein kan ta verktøyet i bruk.

 

 

Oppsummering og veien vidare

Leiinga tok i bruk OneNote i januar 2013. Ved oppstart nytta ein OneNote på PC, men i løpet av skuleåret har tatt i bruk mobiltelefonar og nettbrett.

På leiarmøte er alle oppdatert på saker og alle har samme høve til å skrive inn saker til møter starter og notatar frå tidlegare møter er alltid tilgjengeleg.. Dei digitale verktøya effektiviserer arbeidet mykje på i forkant og etterkant av møter. Det er kun saker med sensitiv karakter som blir skrive eige referat på.

Leiargruppa må fortsatt jobbe for å auke kompetansen innan bruk av IKT, men bruk av OneNote i leiinga er defintivt ein suksess og mobiltelefonar og nettbrett gjer at ein jobber rasjonelt og godt. Rutinane er så godt innarbeid at arbeidsmåter vil fortsette etter at prosjektet er avslutta.